Tutanak nasıl yazılır, tutanak örnekleri, tutanak nasıl tutulur?

TUTANAK

Meclis, mahkeme, kongre gibi yerlerde söylenen sözleri, herhangi bir olayın meydana geliş biçimi ve sonuçlarını veya İlgilileri tarafından imza­lanmış olup bir durumu bildiren yazılara tutana!; denir. Raporla tutanak arasındaki fark; raporun bir araştırma ve inceleme sonucu yazılması, tu­tanağın İse, görülen ve duyulanların, araştırılmadan, olduğu gibi yazılma­sıdır. Eskiden tutanağa zabıt, zabıtname, zabıt varakası, zabıt ceridesi veya mazbata denirdi.

Bir toplantı tutanağı hazırlanırken; toplantının ne zaman, nerede, na­sıl açıldığı, usulüne uygun olup olmadığı, gündemine uygun yapılıp yapıl­madığı ifade edilir. Toplantıda yapılan konuşmalar, sırasına göre özetle­nir. Alman kararlar yarsa tespit edilir. Son bölümünde, oturumun kapandığı belirtilir. Tutanağın altı İlgililer tarafından imzalanır.

Bir olay tutanağında İse; olayın ne olduğu, nerede, ne zaman, nasıl, kimler arasında meydana geldiği belirtilir. Olayın hangi etkenlerle oluş­tuğu, ne gibi araç ve gereçler kullanıldığı, nasıl geliştiği anlatılır. Olayın sonucu ortaya konur. Tutanağı düzeni iyen kişiler ve varsa tanıklar tuta­nağın altım İmza ederler.

Tutanak yazarken, sadece görülen ve duyulanlar yansıtılmalı, şahsî gö­rüşlere, yorumlara, tahminlere yer verilmemelidir. Çünkü bu tip davranış­lar, olayın yönünü saptırabilir. Anlatımı sade, açık, yalın ve kesin olma­lıdır. Süs ve sanat yapılmamalıdır. Okuyan kişi, tutanaktaki durumu ve olayı derhal kavrayabilmelidir.

TUTANAK ÇEŞİTLERİ
Hangi durumlarda tutanak tutulur :

Yakalama Tutanağı ( Polis, asker vb. tarafından tutulur.)
Yangın Tutanağı
Üst Arama Tutanağı
Zaptetme Tutanağı
Suçüstü Tutanağı
Olay Tespit Tutanağı
Teslim Tesellüm Zabtı
Salıverme Tutanağı
Tebliğ ve Tebellüğ Belgesi
Kimlik Tespit Tutanağı
Hastane Rapor Yazısı
Otopsi Tutanağı
Arama Tutanağı
Buluntu Eşya Tutanağı
Olay tutanağı
 

TUTANAK ÖRNEĞİ

KONGRE TUTANAĞI

           ..........................................................................  Derneği'nin Genel Kurulu ……………………. Dü­ğün Salonunda                günü, saat ........................................................ ’de toplan­dı Toplantıda çoğunluğun bulunduğunun anlaşılmasından sonra Der­nek Başkanı ........................................................  toplantıyı açtı.

Kongre Başkanlığı............................................................................. ve ..... ……………………………

aday gösterildi. Yapılan oylama sonucunda ....................................................................  ço­ğunlukla Kongre Başkanlığına seçildi. Kongre Başkanının yaptırdı­ğı seçim sonucu çoğunlukla ............................................. ……………………….. Başkan Yardımcılığına, ....................................................... ve ………………….......................................................................................................................................... ‘da kâtip üyeliklere seçildiler. Kongre Divanı’nın teşekkülünden son­ra Kongre Başkanı gündemi okudu ve gündemin maddeleri ve eklen­mesi veya çıkartılması istenen bir madde bulunup bulunmadığını sordu. Herhangi bir itirazda bulunulmadığı için gündemi oyladı ve ay­nen kabul edildiğini açıkladı.

            Gündem gereğince Dernek Başkanı ………………………………………….             faaliyet raporunu, Dernek Muhasibi ………………………………. muhasebe ra­porunu okuduktan sonra, Denetleme Kurulu Başkanı         

...............................................  da denetleme raporunu okudu. Raporlar üzerinde iki üye söz aldı. Bunlardan .........................................................................  demek çalışmalarından üyelerin haberdar edilmediğini, özellikle kuruluş günü töreni için fazla harcama yapıldığını;.................................................. da yönetim kurulu­nun çeşitli yönlerden eleştirilebileceğini, fakat başarısının da küçümsenmeyecek kadar büyük olduğunu, bu yüzden teşekkür ettiğini söyledi. Yönetim Kurulu adına .............  söz aldı ve dernek çalışmalarından üyelerin eldeki imkânlar nispetinde haberdar edilmeye çalışıldığını, sadece bazı acele gerçekleştirilmesi gereken çatışmalar hakkında bilgi verilemediğini, 25. yıl olması dolayısıyla kuruluş gününe büyük önem verildiğini ve demeğin daha geniş bir kitleye tanıtılabilmesi için harcamaların fazla yapıldığını söyledi.

Raporlar üzerindeki görüşmelerin tamamlanmasından sonra, es­ki yönetim kurulunun aklanması maddesine geçildi. Faaliyet ve mu­hasebe raporlan ayrı ayrı oylandı ve eski yönetim kurulunun çalışmalarından dolayı aklanması oybirliğiyle kabul edildi. ‘

Gündemin seçimler maddesine geçildiğinde Kongre Başkanı, yönetim kurulu, denetleme kurulu ve onur kurulu için adaylar gösterilmesini istedi. Gösterilen adayların adlan üyelerin görebilmesi İçin tahtaya yazıldı. Verilen bir önergenin oylanması sonucu …………………………………….. ve ……………………….. seçim tasnif

komitesine seçildiler. Gizli oyla yapılan seçimler sonucunda aşa­ğıda adlan ve aldıktan oylar belirtilen üyeler, yönetim kurulu, de­netleme kurulu ve onur kurulu üyeliklerine seçildiler.

(Yönetim, denetleme ve onur kurallarına seçilenlerin ad ve soyadları ile aldıkları oylar)    -

Gündemin dilek ve. temenniler maddesine geçildi. Üç üye söz aldı. Bunlardan yeni yönetim kurulunun üyelerle daha sıkı İşbirliği yapması, ……………………………………Atatürk Yılı çalışmalarına etkin biçimde iştirak edilmesi ve …………………………… da üye­ler arasında yakınlaşmayı sağlamak için gezi ve çaylı toplantılar, düzenlenmesi dileklerinde bulundular.

Kongre Başkanı gündemin son maddesine gelindiğini belirterek kongreyi kapattığını söyledi.

Kongre Başkanı                         Başkan Yardımcısı                   Kâtip                Kâtip                Kâtip

İmza                                        İmza                                       İmza                İmza                İmza

Resmi Mektup Örneği, Resmi Mektup Örnekleri, Resmi Mektup Nasıl Yazılır?

1

TC

ESKİŞEHİR VALİLİĞİ

Ziya Gökalp İlköğretim Okulu Müdürlüğü

SAYI.-510/620 ESKİŞEHİR. 12.11.2000

KONU: Öğrenci devamsızlığı

Sayın Hasan Basri KAYA,

Velisi bulunduğunuz 8 A sınıfından 225 numaralı Gönül KAYA'nın devamsız­lığı 13 günü bulmuştur. Devamsızlık durumunu görüşmek üzere en kısa zamanda okula gelmenizi rica ederim.

Yeşiltepe Mah. 2. Tugay Sok., Nu.:24 Fatih SAYINER